Cách soạn thảo chương trình nghị sự cho một cuộc họp

Chương trình nghị sự cho một cuộc họp là danh sách những việc dự kiến sẽ được hoàn thành trong cuộc họp đó. Chương trình nghị sự cần được phổ biến đến những người tham dự vài ngày hoặc tối thiểu 24 giờ trước khi cuộc họp diễn ra để tất cả có thể chuẩn bị. Sau đây là một số bước cơ bản giúp bạn soạn thảo chương trình nghị sự cho một cuộc họp.

Quá trình soạn thảo một chương trình nghị sự bắt đầu từ mục đích hoặc mục tiêu chính của cuộc họp mà chúng ta sẽ phải cố gắng đạt được. Bạn có thể sẽ cần đến sự giúp đỡ từ các đồng nghiệp khác để có thể hoàn thành. Sau khi xác định được mục tiêu chính của cuộc họp, bạn và đồng nghiệp cần quyết định những mục sau:

  • Thành phần tham dự cần thiết trong cuộc họp. Không phải cuộc họp nào cũng có đầy đủ tất cả nhân viên của công ty bạn, việc chọn lựa thành phần tham dự phù hợp sẽ đóng góp cho sự thành công của cuộc họp.
  • Những mục cần thảo luận hoặc những công việc dẫn đến việc đạt được mục tiêu của cuộc họp
  • Thời gian ước tính cho mỗi cuộc thảo luận
  • Ngày giờ của cuộc họp
  • Địa điểm diễn ra cuộc họp, cần thuận tiện cho những người tham dự
  • Những tư liệu chuẩn bị khác cho cuộc họp, bao gồm tài liệu để đọc, hồ sơ, dữ liệu, biên bản họp lần trước,…

Những câu hỏi bạn và nhóm thảo luận cần trả lời để soạn thảo một chương trình nghị sự:

  • Ai sở hữu những giải pháp mà nhóm đã phát triển?
  • Ai sở hữu quy trình mà nhóm đang thảo luận?
  • Ai cần biết những thông tin mà nhóm đang phổ biến?
  • Ai có kinh nghiệm hoặc kỹ năng chuyên môn cần chia sẻ với nhóm?
  • Ai sẽ hỗ trợ việc thực hiện những giải pháp hoặc nhiệm vụ?
  • Ai sẽ cho phép hoặc cung cấp tài nguyên để đạt được kết quả của cuộc họp?
  • Ai có thể sẽ không đồng tình với việc thực hiện những giải pháp hoặc chỉ đạo?
  • Khởi động và chào hỏi. Bạn nên suy nghĩ một cách để phá vỡ sự im lặng, dựa trên mức độ thường xuyên gặp gỡ của những người tham dự cuộc họp.
  • Xem lại biên bản họp lần trước với nội dung liên quan.
  • Xem lại các tiến trình thực hiện công việc, những kế hoạch hành động, những cam kết đã có. Xem lại tiến trình thực hiện mục tiêu của nhóm.
  • Người lập biên bản họp nên xem lại những cam kết được nêu ra trong suốt cuộc họp.
  • Xác định rõ nếu cần sự hỗ trợ từ đồng nghiệp không nằm trong nhóm và chủ động liên lạc.
  • Sau khi cuộc họp kết thúc, trong vòng 24 giờ, gửi biên bản họp đến những người tham dự.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

error: Content is protected !!